Excel-də işləyərkən bəzi cədvəllər ölçüsü olduqca təsir edicidir. Bu, sənədin ölçüsünün artmasına, bəzən hətta on meqabayt və ya daha çox çatmasına səbəb olur. Bir Excel iş kitabının ağırlığını artırmaq nəinki sabit diskdə yerinin artmasına, daha da əhəmiyyətlisi, içərisində müxtəlif hərəkətlərin və proseslərin sürətinin azalmasına səbəb olur. Sadəcə olaraq, belə bir sənədlə işləyərkən Excel yavaşlamağa başlayır. Buna görə, bu cür kitabların optimallaşdırılması və həcminin azaldılması məsələsi aktuallaşır. Excel-də fayl ölçüsünü necə azaltacağına baxaq.
Kitab ölçüsünün azaldılması qaydası
Artıq böyüdülmüş bir anda bir neçə istiqamətdə optimallaşdırmalısınız. Bir çox istifadəçi bilmir, amma tez-tez bir Excel iş kitabında çox sayda lazımsız məlumatlar var. Bir fayl kiçik olduqda, heç kim ona çox əhəmiyyət vermir, ancaq sənəd qabarıq olduqda, onu bütün mümkün parametrlərə görə optimallaşdırmaq lazımdır.
Metod 1: əməliyyat aralığını azaldın
İş aralığı, Excel'in hərəkətləri xatırladığı sahədir. Sənədi təkrarlayarkən, proqram iş sahəsindəki bütün hüceyrələri yenidən qeyd edir. Ancaq həmişə istifadəçinin həqiqətən işlədiyi sıra ilə uyğun gəlmir. Məsələn, cədvəldən xeyli aşağıda təsadüfən yerləşdirilmiş yer, iş sahəsinin ölçüsünü bu məkanın olduğu elementə qədər genişləndirəcəkdir. Məlum olur ki, Excel hər dəfə yenidən bir dəst boş boş hüceyrə işləyəcək. Müəyyən bir cədvəlin nümunəsini istifadə edərək bu problemi necə həll edəcəyini görək.
- Əvvəlcə prosedurdan sonra nə olacağını müqayisə etmək üçün optimallaşdırmadan əvvəl çəkisini nəzərdən keçirin. Bu sekmə keçməklə edilə bilər Fayl. Bölməyə keçin "Ətraflı". Açılan pəncərənin sağ hissəsində kitabın əsas xüsusiyyətləri göstərilmişdir. Xassələrin ilk maddəsi sənədin ölçüsüdür. Gördüyünüz kimi, bizim vəziyyətimizdə 56,5 kilobaytdır.
- Əvvəlcə hesabatın həqiqi iş sahəsinin istifadəçinin həqiqətən ehtiyac duyduğu sahədən nə qədər fərqləndiyini tapmaq lazımdır. Bu olduqca sadədir. Cədvəlin istənilən kamerasına daxil oluruq və düymələrin birləşməsini yazırıq Ctrl + Son. Excel dərhal proqramın iş sahəsinin son elementini hesab etdiyi son hüceyrəyə keçir. Gördüyünüz kimi, bizim xüsusi vəziyyətimizdə bu 913383 sətridir. Cədvəldə yalnız ilk altı sıra yerləri tutduğunu nəzərə alsaq, 913377 sətirlərinin əslində faydasız bir yük olduğunu, bu da yalnız fayl ölçüsünü artırmadığını, ancaq, çünki olduğunu söyləyə bilərik. Hər hansı bir hərəkəti həyata keçirərkən proqramla bütün diapazonun daimi yenidən hesablanması sənəddəki işləri ləngidir.
Əlbətdə ki, gerçəkdə işçi aralığı ilə Excel-in çəkdiyi arasındakı bu qədər böyük bir boşluq olduqca nadirdir və aydınlıq üçün çox sayda xətt çəkdik. Baxmayaraq ki, bəzən iş sahəsi vərəqin bütün sahəsi olduğu hallar olur.
- Bu problemi həll etmək üçün ilk boşluqdan vərəqin sonuna qədər bütün sətirləri silmək lazımdır. Bunu etmək üçün dərhal masanın altındakı ilk xananı seçin və düymələrin birləşməsini yazın Ctrl + Shift + Aşağı Ok.
- Gördüyünüz kimi, bundan sonra cədvəlin sonuna qədər göstərilən hücrədən başlayaraq ilk sütunun bütün elementləri seçildi. Sonra siçan sağ düyməsini ilə məzmunu vurun. Açılan kontekst menyusunda seçin Silin.
Bir çox istifadəçi düyməni basaraq silməyə çalışır. Silin klaviaturada, lakin doğru deyil. Bu hərəkət hüceyrələrin tərkibini təmizləyir, ancaq özlərini silmir. Buna görə, bizim vəziyyətimizdə bu kömək etməyəcəkdir.
- Elementi seçdikdən sonra "Sil ..." kontekst menyusunda, hüceyrələri silmək üçün kiçik bir pəncərə açılır. Şalteri içəriyə yerləşdirdik "Xətt" düyməsini basın "OK".
- Seçilmiş aralığın bütün sətirləri silindi. Pəncərənin yuxarı sol küncündəki disket nişanına basaraq kitabı yenidən saxladığınızdan əmin olun.
- İndi bunun bizə necə kömək etdiyini görək. Cədvəldəki istənilən hücrəni seçin və qısa yol yazın Ctrl + Son. Gördüyünüz kimi, Excel cədvəlin sonuncu xanasını seçdi, bu o deməkdir ki, hesabatın iş sahəsinin sonuncu elementidir.
- İndi bölməyə keçin "Ətraflı" nişanlar Faylsənədimizin ağırlığının nə qədər azaldılmasını öyrənmək. Gördüyünüz kimi, indi 32.5 KB. Xatırladaq ki, optimallaşdırma prosedurundan əvvəl onun ölçüsü 56,5 Kb idi. Beləliklə, 1,7 dəfədən çox azaldı. Ancaq bu vəziyyətdə, əsas müvəffəqiyyət, hətta sənədin ağırlığını azaltmaq deyil, proqramın indi sənədin işləmə sürətini əhəmiyyətli dərəcədə artıracaq həqiqətən istifadə olunmamış aralığı yenidən hesablamaqdan azad olmasıdır.
Kitabda işlədiyiniz bir neçə vərəq varsa, bunların hər biri ilə oxşar prosedur aparmaq lazımdır. Bu sənədin ölçüsünü daha da azaldacaqdır.
Metod 2: Formatlaşdırma zamanı aradan qaldırın
Bir Excel sənədini çətinləşdirən başqa bir vacib amil həddindən artıq formatlaşdırmadır. Buraya müxtəlif tip şriftlərin, haşiyələrin, rəqəm formatlarının istifadəsi daxil ola bilər, lakin ilk növbədə hüceyrələrin fərqli rənglərlə doldurulmasına aiddir. Beləliklə, faylı əlavə formatlaşdırmadan əvvəl mütləq bunun dəyər olub olmadığını və ya bu prosedur olmadan asanlıqla edə biləcəyinizi düşünməlisiniz.
Bu, çox böyük həcmdə məlumat əldə edən kitablar üçün doğrudur. Bir kitaba biçimlendirme əlavə etmək, çəkisini bir neçə dəfə artıra bilər. Buna görə sənəddəki məlumatların görünməsi ilə fayl ölçüsü arasında orta bir yer seçməlisiniz, formatlaşdırmanı yalnız lazım olduğu yerlərdə tətbiq edin.
Ağırlıq biçimləmə ilə əlaqəli başqa bir amil, bəzi istifadəçilərin hüceyrələri çox doldurmağı üstün tutmasıdır. Yəni, yalnız cədvəlin özünün deyil, həm də onun altındakı çubuğunu, bəzən hətta vərəqin sonuna qədər formatlaşdırırlar ki, cədvələ yeni satırlar əlavə edildikdə, hər dəfə yenidən formatlamağa ehtiyac olmayacaqdır.
Ancaq yeni xətlərin nə vaxt əlavə ediləcəyi və neçə nəfərin əlavə ediləcəyi dəqiq bilinmir və bu cür ilkin formatlaşdırma ilə bu anda faylı daha ağırlaşdıracaqsınız, bu da bu sənədlə iş sürətinə mənfi təsir göstərəcəkdir. Buna görə, cədvələ daxil olmayan boş hüceyrələrə formatlama tətbiq etmisinizsə, o zaman çıxarılmalıdır.
- Əvvəla, məlumatlarla birlikdə aralığın altında yerləşən bütün hüceyrələri seçməlisiniz. Bunu etmək üçün şaquli koordinat panelindəki ilk boş sətrin nömrəsini vurun. Bütün xətt vurğulanır. Bundan sonra, artıq tanış hotkey birləşməsindən istifadə edirik Ctrl + Shift + Aşağı Ok.
- Bundan sonra, cədvəlin məlumatlarla doldurulmuş hissəsinin altındakı bütün satırlar vurğulanacaqdır. Nişanda olmaq "Ev" simvolu vurun "Təmiz"alət qutusundakı lentdə yerləşir "Redaktə". Kiçik bir menyu açılır. Bir mövqe seçin "Clear Formatlar".
- Bu hərəkətdən sonra seçilmiş diapazonun bütün hüceyrələrində formatlaşdırma silinəcəkdir.
- Eyni şəkildə, cədvəlin özündə lazımsız formatlaşdırmanı çıxara bilərsiniz. Bunu etmək üçün, fərdi hüceyrələri və ya biçimlendiricinin minimal dərəcədə faydalı olacağını düşündüyümüz bir sıra seçin, düyməni vurun "Təmiz" lentdə və siyahıdan seçin "Clear Formatlar".
- Gördüyünüz kimi, cədvəlin seçilmiş aralığında formatlama tamamilə çıxarıldı.
- Bundan sonra, bu sıra uyğun hesab etdiyimiz bəzi formatlama elementlərinə qayıdırıq: haşiyələr, say formatları və s.
Yuxarıda göstərilən addımlar Excel iş kitabının ölçüsünü əhəmiyyətli dərəcədə azaltmağa və içindəki işləri sürətləndirməyə kömək edəcəkdir. Ancaq əvvəlcə sənədin optimallaşdırılmasına vaxt sərf etməkdənsə, həqiqətən uyğun və zəruri olduğu yerlərdə formatlaşdırmadan istifadə etmək daha yaxşıdır.
Dərs: Excel-də cədvəllərin formatlanması
Metod 3: əlaqələri silmək
Bəzi sənədlərdə dəyərlərin çəkildiyi yerdən çox sayda keçid var. Bu da onlarda iş sürətini ciddi şəkildə ləngidə bilər. Digər kitablara xarici bağlantılar bu şouda xüsusilə təsirli olur, baxmayaraq ki, daxili bağlantılar da performansa mənfi təsir göstərir. Bağlantı məlumatı götürdüyü mənbə daim yenilənmirsə, yəni hüceyrələrdəki keçid ünvanlarını adi dəyərlərlə əvəz etmək mənasızdır. Bu bir sənədlə iş sürətini artıra bilər. Element seçildikdən sonra link və ya dəyərin düsturlar çubuğunda müəyyən bir hücrədə olub olmadığını görə bilərsiniz.
- Bağlantıların olduğu ərazini seçin. Nişanda olmaq "Ev"düyməsini vurun Surəti parametrlər qrupundakı lentdə yerləşir Panoya.
Alternativ olaraq, bir sıra vurğuladıqdan sonra isti düymələr birləşməsindən istifadə edə bilərsiniz Ctrl + C
- Məlumatlar kopyalandıqdan sonra seçimi ərazidən çıxarmırıq, ancaq sağ siçan düyməsini vurun. Kontekst menyusu işə salınır. Blokda Seçimlər daxil edin simgesini vurmaq lazımdır "Dəyərlər". Göstərilən nömrələri olan bir simge şəklinə malikdir.
- Bundan sonra seçilmiş ərazidəki bütün bağlantılar statistik dəyərlərlə əvəz olunacaq.
Ancaq unutmayın ki, bu Excel iş kitabının optimallaşdırılması seçimi həmişə məqbul deyil. Yalnız orijinal mənbədən verilən məlumatlar dinamik olmadıqda istifadə edilə bilər, yəni zamanla dəyişməyəcəkdir.
Metod 4: format dəyişiklikləri
Fayl ölçüsünü əhəmiyyətli dərəcədə azaltmağın başqa bir yolu, formatını dəyişdirməkdir. Bu metod yəqin ki, hamıdan daha çox kitabı sıxışdırmağa kömək edir, baxmayaraq ki, yuxarıda göstərilən variantlar da birlikdə istifadə olunmalıdır.
Excel-də bir neçə "doğma" fayl formatı var - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Xls formatı Excel 2003 və daha əvvəlki versiyaları üçün əsas bir uzantı idi. Artıq köhnəlmişdir, lakin buna baxmayaraq, bir çox istifadəçi bunu tətbiq etməyə davam edir. Bundan əlavə, müasir formatlar olmadıqda illər əvvəl yaradılan köhnə sənədlərlə işləməyə qayıtmaq məcburiyyətində qaldığınız vaxtlar var. Excel sənədlərinin sonrakı versiyalarını necə emal edəcəyini bilməyən bir çox üçüncü tərəf proqramlarının bu uzantı ilə kitablarla işləməsini xatırlatmaq lazım deyil.
Qeyd etmək lazımdır ki, xls uzantısı olan bir kitab, hazırda Excel-in əsas kitab kimi istifadə etdiyi xlsx formatındakı müasir analoqundan daha böyükdür. Əvvəlcə bu, xlsx fayllarının əslində sıxılmış arxiv olması ilə bağlıdır. Buna görə, xls uzantısından istifadə etsəniz, ancaq kitabın çəkisini azaltmaq istəyirsinizsə, bunu sadəcə xlsx formatında yenidən saxlayaraq edə bilərsiniz.
- Sənədi xls formatından xlsx formatına çevirmək üçün nişana keçin Fayl.
- Açılan pəncərədə dərhal hissəyə diqqət yetirin "Ətraflı", sənədin hazırda 40 Kbytes ağırlığında olduğu ifadə edildi. Sonra, adını vurun "Saxla ...".
- Qazanc pəncərəsi açılır. İstəyirsinizsə, içərisindəki yeni bir qovluğa keçə bilərsiniz, lakin əksər istifadəçilər üçün yeni sənədin mənbəyi olduğu yerdə saxlamaq daha rahatdır. Lazım olmasa da, kitabın adı, "Fayl adı" sahəsində dəyişdirilə bilər. Bu prosedurda ən vacib olanı sahəyə təyin etməkdir Fayl Növü dəyəri "Excel iş dəftəri (.xlsx)". Bundan sonra düyməni basa bilərsiniz "OK" pəncərənin altındakı.
- Qənaət edildikdən sonra bölməyə gedək "Ətraflı" nişanlar Faylnə qədər çəkinin azaldığını görmək. Gördüyünüz kimi, dönüşüm prosedurundan əvvəl 40 KB ilə müqayisədə indi 13.5 KB-dir. Yəni sadəcə müasir bir formatda qənaət etmək kitabı demək olar ki, üç dəfə sıxışdırmağa imkan verdi.
Bundan əlavə, Excel-də başqa bir müasir xlsb formatı və ya ikili kitab var. Bu sənəd ikili kodlaşdırmada saxlanılır. Bu fayllar xlsx formatındakı kitablardan da azdır. Bundan əlavə, onların yazıldığı dil Excel-ə ən yaxındır. Buna görə də bu cür kitablarla hər hansı digər genişləndirmədən daha sürətli işləyir. Eyni zamanda, işləmə və müxtəlif vasitələrdən (biçimlendirme, funksiyalar, qrafik və s.) İstifadə etmək baxımından göstərilən format kitabı heç bir şəkildə xlsx formatından aşağı deyil və xls formatını üstələmir.
Xlsb-nin Excel-də standart formata çevrilməməsinin əsas səbəbi, üçüncü tərəf proqramlarının onunla çətin işləməsidir. Məsələn, məlumatı Excel-dən 1C-yə ixrac etməlisinizsə, bu xlsx və ya xls sənədləri ilə edilə bilər, ancaq xlsb ilə deyil. Ancaq məlumatları hər hansı bir üçüncü tərəf proqramına köçürməməyi planlaşdırmırsan, onda sənədi xlsb formatında etibarlı şəkildə saxlaya bilərsən. Bu sənədin ölçüsünü azaltmağa və içindəki iş sürətini artırmağa imkan verəcəkdir.
Xlsb uzantısında faylı saxlamaq qaydası xlsx uzantısı üçün etdiyimizə bənzəyir. Nişanda Fayl elementə vurun "Saxla ...". Açılan saxlama pəncərəsində, sahədə Fayl Növü bir seçim seçmək lazımdır "Excel İkili İş Kitabı (* .xlsb)". Sonra düyməni vurun Saxla.
Bölmədə sənədin ağırlığına baxırıq "Ətraflı". Gördüyünüz kimi, daha da azaldı və indi yalnız 11.6 KB-dir.
Ümumi nəticələrə yekun vuraraq deyə bilərik ki, xls formatında bir faylla işləsəniz, ölçüsünü azaltmağın ən təsirli yolu onu müasir xlsx və ya xlsb formatlarında saxlamaqdır. Əgər siz artıq fayl uzantısı məlumatlarını istifadə edirsinizsə, onda onların çəkisini azaltmaq üçün iş sahəsini düzgün konfiqurasiya etməlisiniz, həddindən artıq biçimlendirme və lazımsız bağlantıları silmək lazımdır. Bütün bu hərəkətləri kompleks şəkildə yerinə yetirsəniz, ən böyük qazanc əldə edəcəksiniz və özünüzü yalnız bir seçimlə məhdudlaşdırmırsınız.
