Microsoft Office paketində verilənlər bazası yaratmaq və onlarla işləmək üçün xüsusi bir proqram var - Access. Bununla birlikdə, bir çox istifadəçi bu məqsədlər üçün daha tanış bir tətbiqdən istifadə etməyi üstün tutur - Excel. Qeyd etmək lazımdır ki, bu proqram tam məlumat bazası (DB) yaratmaq üçün bütün vasitələrə malikdir. Bunu necə edəcəyini öyrənək.
Yaratma prosesi
Excel verilənlər bazası bir vərəqin sütunları və satırları arasında paylanan strukturlaşdırılmış bir məlumat toplusudur.
Xüsusi terminologiyaya görə verilənlər bazası satırlarına ad verilir "qeydlər". Hər bir girişdə ayrı bir obyekt haqqında məlumat var.
Sütunlar deyilir "sahələr". Hər bir sahədə bütün qeydlər üçün ayrı bir parametr var.
Yəni Excel-də hər hansı bir verilənlər bazasının çərçivəsi adi bir cədvəldir.
Cədvəl yaradılması
Beləliklə, ilk növbədə bir masa yaratmaq lazımdır.
- Bazanın sahələrinin (sütunlarının) başlıqlarını daxil edirik.
- Bazanın qeydlərinin (satırlarının) adını doldurun.
- Verilənlər bazasını doldurmağa davam edirik.
- Verilənlər bazası doldurulduqdan sonra içimizdəki məlumatı (şrift, haşiyələr, doldurma, seçim, hücrəyə nisbətən mətn yeri və s.) Formatlaşdırırıq.
Bu verilənlər bazası çərçivəsinin yaradılmasını tamamlayır.
Dərs: Excel-də necə bir masa düzəltmək olar
Verilənlər bazası atributlarının təyin edilməsi
Excel-in cədvəlin yalnız bir sıra hüceyrə kimi deyil, bir verilənlər bazası kimi qəbul etməsi üçün ona uyğun atributlar təyin edilməlidir.
- Nişana keçin "Məlumat".
- Cədvəlin bütün aralığını seçin. Sağ vurun. Kontekst menyusunda düyməni vurun "Bir ad təyin et ...".
- Qrafikdə "Ad" verilənlər bazasına ad vermək istədiyimiz adı göstərin. Bir şərt, adın bir hərflə başlaması və boşluq olmamasıdır. Qrafikdə "Menzil" masa sahəsinin ünvanını dəyişə bilərsiniz, ancaq düzgün seçsəniz, burada bir şey dəyişdirmək lazım deyil. Ayrı bir sahədə qeyd qeyd edə bilərsiniz, lakin bu parametr isteğe bağlıdır. Bütün dəyişikliklər edildikdən sonra düyməni vurun "OK".
- Düyməni vurun Saxla pəncərənin yuxarı hissəsində və ya klaviatura qısa yolunu yazın Ctrl + S, verilənlər bazasını PC-yə bağlı olan sabit diskdə və ya çıxarıla bilən mühitdə saxlamaq üçün.
Deyə bilərik ki, bundan sonra artıq hazır məlumat bazamız var. İndi təqdim edildiyi kimi dövlətlə işləyə bilərsiniz, amma bir çox imkanlar azaldılacaq. Aşağıda verilənlər bazasının daha funksional olmasını müzakirə edəcəyik.
Sırala və süzün
Verilənlər bazası ilə işləmək, ilk növbədə qeydlərin təşkili, seçilməsi və çeşidlənməsi imkanlarını təmin edir. Bu funksiyaları verilənlər bazamıza qoşun.
- Təşkil edəcəyimiz sahənin məlumatlarını seçirik. Nişandakı lentdə yerləşən "Sort" düyməsini basın "Məlumat" alət qutusunda Sırala və süzün.
Çeşidləmə demək olar ki, istənilən parametr üzrə aparıla bilər:
- əlifba adı;
- Tarixi
- nömrə və s.
- Göründüyü növbəti pəncərədə sual yalnız çeşidləmə üçün seçilmiş ərazini istifadə edib-etməyəcəyi və ya avtomatik olaraq genişləndirilməsi olacaqdır. Avtomatik genişlənməni seçin və düyməni vurun "Çeşidləmə ...".
- Çeşidləmə parametrləri pəncərəsi açılır. Sahədə Sırala aparılacaq sahənin adını göstərin.
- Sahədə "Sort" tam olaraq necə yerinə yetiriləcəyini göstərir. Bir MB üçün bir parametr seçmək yaxşıdır "Dəyərlər".
- Sahədə "Sifariş" çeşidlənmənin hansı qaydada aparılacağını göstərin. Müxtəlif məlumat növləri üçün bu pəncərədə fərqli dəyərlər göstərilir. Məsələn, mətn məlumatları üçün - bu dəyər olacaqdır "A-dan Z-a" və ya "Z-dən A-ya"və ədədi üçün - "Artan" və ya "Düşən".
- Dəyərin ətrafında olduğundan əmin olmaq vacibdir "Məlumatlarımda başlıqlar var" yoxlama nişanı var idi. Əgər deyilsə, onu qoymaq lazımdır.
Bütün lazımi parametrləri daxil etdikdən sonra düyməni vurun "OK".
Bundan sonra verilənlər bazasındakı məlumatlar göstərilən parametrlərə uyğun olaraq sıralanacaqdır. Bu vəziyyətdə müəssisənin işçilərinin adlarına görə sıraladıq.
- Bir Excel verilənlər bazasında işləyərkən ən əlverişli vasitələrdən biri avtofilterdir. Bazanın bütün aralığını parametrlər blokunda seçirik Sırala və süzün düyməsini vurun "Filtr".
- Gördüyünüz kimi, bundan sonra sahə adları olan hücrələrdə piktoqramlar tərs üçbucaq şəklində meydana çıxdı. Süzgəcdən keçirəcəyimiz sütunun simgesini tıklayırıq. Açılan pəncərədə qeydləri gizlətmək istədiyimiz dəyərləri onlardan çıxarın. Seçim edildikdən sonra düyməni vurun "OK".
Gördüyünüz kimi, bundan sonra, qeyd etmədiyimiz dəyərləri ehtiva edən cədvəllər masadan gizləndi.
- Bütün məlumatları ekrana qaytarmaq üçün süzülmüş sütunun işarəsini vururuq və açılan pəncərədə bütün elementlərin əksinə olan qutuları seçirik. Sonra düyməni vurun "OK".
- Süzgəcdən tamamilə çıxarmaq üçün düyməni vurun "Filtr" lentdə.
Dərs: Excel-də məlumatları çeşid və süzün
Axtarış
Böyük bir verilənlər bazası varsa, xüsusi bir vasitə istifadə edərək onu axtarmaq rahatdır.
- Bunu etmək üçün nişana keçin "Ev" və alətlər qutusundakı lentdə "Redaktə" düyməsini vurun Tapın və vurğulayın.
- İstədiyiniz dəyəri təyin etmək istədiyiniz bir pəncərə açılır. Bundan sonra düyməni vurun "Sonrakı tap" və ya Hamısını tapın.
- Birinci halda, müəyyən bir dəyəri olan ilk hücrə aktiv olur.
İkinci vəziyyətdə, bu dəyəri ehtiva edən bütün hüceyrələrin siyahısı açılır.
Dərs: Excel-də necə bir axtarış aparmaq olar
Sahələri dondurun
Bir verilənlər bazası yaratarkən qeydlər və sahələrin adları olan hüceyrələri düzəltmək rahatdır. Böyük bir verilənlər bazası ilə işləyərkən - bu sadəcə zəruri şərtdir. Əks təqdirdə, hansı sətir və ya sütunun müəyyən bir dəyərə uyğun olduğunu görmək üçün vərəqi gəzmək üçün daim vaxt sərf etməlisiniz.
- Haşiyəni, düzəltmək istədiyiniz yuxarı və sol hissəni seçin. Dərhal başlıq altında və girişlərin adlarının sağında yerləşəcəkdir.
- Nişanda olmaq "Bax" düyməsini vurun "Kilidləmə sahələri"alətlər qrupunda yerləşir "Pəncərə". Açılan siyahıdan, dəyəri seçin "Kilidləmə sahələri".
İndi sahələrin və qeydlərin adları, məlumat vərəqini nə qədər sürtməyinizdən asılı olmayaraq həmişə gözlərinizin önündə olacaqdır.
Dərs: Excel-də bir sahəni necə bağlamaq olar
Aşağı siyahıya salın
Cədvəlin bəzi sahələri üçün istifadəçilər yeni qeydlər əlavə edərkən yalnız müəyyən parametrləri təyin edə bilməsi üçün açılan siyahı təşkil etmək optimal olar. Bu, məsələn, bir sahə üçün aiddir "Paul". Həqiqətən, yalnız iki seçim var: kişi və qadın.
- Əlavə bir siyahı yaradın. Başqa bir vərəqdə yerləşdirmək ən rahat olacaq. Bu, açılan siyahıda görünəcək dəyərlərin siyahısını göstərir.
- Bu siyahını seçin və sağ siçan düyməsini vurun. Görünən menyuda seçin "Bir ad təyin et ...".
- Artıq bizə tanış olan bir pəncərə açılır. Müvafiq sahədə yuxarıda göstərilən şərtlərə uyğun olaraq öz aralığımıza bir ad təyin edirik.
- Verilənlər bazası ilə vərəqə qayıdırıq. Açılan siyahının tətbiq ediləcəyi aralığı seçin. Nişana keçin "Məlumat". Düyməni vurun Məlumat yoxlanışıalət qutusundakı lentdə yerləşir "Məlumatla işləmə".
- Görünən dəyərlərin yoxlanılması üçün pəncərə açılır. Sahədə "Məlumat növü" şalteri vəziyyətə qoyun Siyahı. Sahədə "Mənbə" işarəni təyin et "=" və dərhal sonra boşluq olmadan ona biraz daha yüksək qiymət verdiyimiz açılan siyahının adını yazın. Bundan sonra düyməni vurun "OK".
İndi, məhdudiyyətin təyin olunduğu aralığa məlumat daxil etməyə çalışdığınızda, dəqiq müəyyən edilmiş dəyərlər arasında seçim edə biləcəyiniz bir siyahı görünür.
Bu hücrələrdə ixtiyari simvol yazmağa çalışsanız, səhv mesajı görünəcək. Geri dönüb düzgün bir giriş etməlisiniz.
Dərs: Excel-də açılan siyahı necə etmək olar
Əlbətdə ki, Excel öz məlumat bazaları yaratmaq üçün ixtisaslaşdırılmış proqramlardan daha üstündür. Bununla birlikdə, bir çox hallarda verilənlər bazası yaratmaq istəyən istifadəçilərin ehtiyaclarını ödəyəcək vasitələrə malikdir. Xüsusi tətbiqetmələrlə müqayisədə Excel xüsusiyyətlərinin adi istifadəçilərə daha yaxşı məlum olduğunu nəzərə alsaq, bu baxımdan Microsoft-un inkişafı bir sıra üstünlüklərə malikdir.
